Organiser des événements – que ce soit dans un but professionnel ou pour une occasion personnelle importante – représente souvent un travail à temps plein. C’est d’ailleurs pourquoi Sophia en a fait une carrière !  Vous pouvez l’appeler « organisatrice d’évènements », « planificatrice » ou encore « event planner » pour avoir un verbe tendance, mais toutes ces appellations s’adressent à la planification des mariages et des occasions spéciales pour un large éventail de clients.

Cependant, une question est souvent posée : quand avez-vous besoin de ses services ?  Sachant que vous pourriez le gérer vous-même.

Voici 5 raisons pour lesquelles vous pourriez contacter une professionnelle.

La gestion du temps

Quand il s’agit de planifier des événements, la gestion du temps est une compétence nécessaire. Il va y avoir un moment où les invités se présenteront, et tout devra être prêt. Repousser ce délai d’une journée ou même de quelques heures  est inimaginable pour une organisatrice. Les fournisseurs seront toujours au rendez-vous.

Etre capable de trouver des prestataires est une chose, mais il est également nécessaire de respecter le timing de l’événement :  le discours, le catering, les moments de divertissement, etc.  Il faut avoir le bon rythme pour optimiser cette journée !

Le respect d’un budget

Respecter un budget défini est ce qu’une organisatrice d’événement fait de mieux. Au début du processus, mettez en évidence le budget maximal ou une enveloppe moyenne.  Elle saura s’y tenir. Elle est surtout en mesure de vous dire dès la première rencontre,  si votre budget est réaliste et de vous suggérer des moyens d’économiser de l’argent, ou de faire les choses plus efficacement.

Il faut le savoir-faire d’une Event Planner pour vous garantir de s’arrêter au budget initial. Et sa prestation est incluse dans le prix de votre projet. La réussite réside dès le commencement de la planification, en respectant des étapes, un ordre, etc.  Dans le langage populaire, cela s’appelle commencer sur de bonnes bases.

Pour respecter votre budget, la professionnelle recherche principalement à optimiser chaque ligne. C’est souvent ce qui différencie un événement normal d’une manifestation extraordinaire. Vous découvrirez également l’importance du calendrier dans cette stratégie menée de de A à Z : comment optimiser un budget pour organiser un événement ?

Encore du stress ?

Le rôle de coordinatrice de votre événement s’accompagne d’un certain stress. Gérer le temps, les budgets, les listes d’invités, assurer la liaison avec les autres prestataires dont le traiteur, les fournisseurs de matériels et le photographe, les imprévus, etc.

Créer un événement incroyable !

Tout le monde veut prouver qu’il a accueilli l’un des plus beaux événements  auxquels ont assisté les participants. Celui dont tout le monde se souvient, celui qui a laissé une impression et a été considéré comme un succès retentissant. Il ne s’agit pas seulement de son apparence. Il s’agit de la façon dont il est planifié et exécuté. Ce qui demande des compétences plurielles. Les avez-vous toutes ? Avez-vous déjà réussi à transformer une vision en réalité ?  C’est le métier d’une event planner.

Répondre à des objectifs clés

Que ce soit pour votre mariage ou votre 40^ème anniversaire, que ce soit pour un motif professionnel ou un gala de bienfaisance, tout événement a un objectif stratégique. Chaque objectif est mesurable et est atteint.

Choisir de travailler avec une organisatrice peut non seulement vous faire économiser du temps et de l’argent, mais également vous assurer d’atteindre tous vos objectifs clés. Elle vous garantit une prestation qui ne sera pas seulement une date dans les éphémérides, mais une expérience holistique réussie. Et ce n’est que le début …