Les familles font appel aux services d’un organisateur de fêtes pour interpréter leur vision, et planifier méticuleusement une célébration considérée de manière experte. Un Event Planner peut ne travailler qu’avec 4 à 5 événements chaque année, de façon à pouvoir se plonger pleinement dans chaque manifestation. Ce rythme lui permet de vous donner le temps dont vous avez besoin et que vous méritez. Pour illustrer, Sophia apprend à vous connaître sur le plan personnel. Elle comprend votre vision, traite avec des fournisseurs partageant les mêmes idées et traduit vos intentions.

Il est un honneur de produire un événement aussi important dans votre vie, rechercher à vous offrir une organisation sans stress pour vous.

Concevoir un événement sur mesure

Le point de départ du processus de planification d’un événement est de créer son histoire. C’est ainsi qu’elle interprète votre vision et conçoit ce projet vraiment sur mesure. Suite à une réunion de planification détaillée, où vous parcourez tout l’événement, Sophia rédige un synopsis et un moodboard pour chaque étape de cette célébration. Ceci forme la base de cette organisation, tout en donnant une image claire dès le départ. Le matériel, les prestataires externes et tout autre besoin ne vient qu’en second lieu. Cette seconde étape articule les idées directrices en une réalité.

Bien choisir les prestataires

Construire la bonne équipe de prestataires dès le départ est impératif. Une Event Planner ne recommande que les meilleurs fournisseurs.  Elle est constitué en fonction de votre projet et de votre budget. Chacun d’eux apporte sa plus-value, pour une organisation de fête avec le meilleur service et la plus haute qualité de produits.

Travailler avec des fournisseurs fiables et expérimentés se traduit par un événement sans stress autant qu’exceptionnel. Vos invités n’oublieront jamais.

La difficulté pour un particulier de travailler en direct avec des fournisseurs

L’avantage de passer par une professionnelle pour votre événement privé est que vous n’avez pas à échanger avec une foultitude de fournisseurs, ni à leur demander des devis. Elle gère tout. Sachant que ce pourrait être compliqué si vous les contactez en direct : Vous allez préparer une entrée en matière courte et standard, pour l’envoyer à tous ces fournisseurs potentiels. Vous allez sans doute penser à la date et l’heure de la manifestation familiale, le but et le nombre d’invités, voire tout besoin spécial. Déjà, si vous arrivez seul(e) à pensez à tous ces détails, je vous félicite !

Cela ne suffira toutefois pas pour obtenir un prix. Ou il ne sera pas fiable. Il manque trop d’éléments. Une  interaction de vive voix, téléphonique, par visioconférence ou en face-à-face s’il existe une proximité géographique, va être sollicitée par les personnes contactées. Or, pour avoir des devis à comparer, vous en aurez contactées plusieurs : pourrez-vous réellement vous rendre à tous les rendez-vous ?  Au départ la situation peut vous amuser, c’est nouveau. Mais vite le temps passé, et l’impossibilité de répondre à certaines questions parce que le projet n’est pas véritablement bien préparé de façon précise, va vite vous décourager.

L’avantage de déléguer les recherches

Avec une prestataire de service prenant en charge votre projet de A à Z, le projet sera totalement bouclé au sens où ces fournisseurs potentiels l’entendent. Si bien qu’elle pourra obtenir des réponses rapides et sûres. Tenez compte de votre capacité à monter un événement, à le préparer dans les détails, avant de contacter des fournisseurs. Tenez compte de tous ces facteurs dans votre évaluation de vos possibilités, dont le critère du temps à y consacrer. C’est à l’inverse beaucoup plus simple et rapide pour une professionnelle freelance de ce type d’organisation.

Un autre atout d’une entreprise spécialisée dans la création d’événements personnels, est que la personne en charge du projet ne se contente pas d’avoir une calculatrice en main, de considérer les coûts, et elle sait quel recul avoir sur les avis. Par habitude, un prestataire expérimenté note presque instinctivement le niveau de professionnalisme lors d’un contact. Et avant de conclure toute transaction, elle va exiger un contrat, puis le lire attentivement. Vous lisez vraiment tous vos contrats en détails ? Si la plupart des échanges ont eu lieu par téléphone, un professionnel de l’événementiel privé va également s’assurer que les conditions de l’accord sont écrits.

Détendez-vous, un guide sérieux veille sur vous et votre projet !

Optimiser la planification de votre événement

Tout au long du processus de planification, l’Event Planner travaille en étroite collaboration avec vous, autant qu’en votre nom.  Organiser votre événement est également gérer méticuleusement les coulisses.

Le professionnalisme de Sophia garantit que la gestion financière, la logistique, la planification, la communication avec les fournisseurs et les visites sur site sont tous gérés efficacement. Sans que vous ayez à vous perdre dans trop de détails. Chaque détail et chaque timing sont pris en compte avant votre fête.

Le jour J !

La gestion de l’événement lui-même est la fin du processus d’organisation. Elle supervise l’équipe, ainsi que le montage d’un éventuel chapiteau, le chargement et la mise en place de la production et l’installation de la décoration sur le site, etc.

Le jour même, l’Event Planner se charge d’accueillir les fournisseurs qui viennent terminer la mise en place, les invités à leur arrivée, tout en restant à votre écoute. Elle gère le flux de l’événement, commande et surveille dans les coulisses et est encore présente quand tout le monde doit partir.

Il convient néanmoins de ne pas raccourcir l’organisation d’un événement à un simple processus, il faudrait également parler de l’humain et du service client. Sur ce point, la vision d’un prestataire et de la famille considérée ont des horizons différents. Mais pas divergents. Pour un professionnel, la notion de service doit répondre favorablement à toutes les question qu’il se pose. Pour le client, il s’agit de vivre une expérience positive ou très agréable. Ce qui suppose que vous trouviez une personne qui agisse comme presque comme un partenaire, et simplement comme un simple fournisseur dudit service. La différence de traitement s’annonce déjà dans la sémantique. Sophia a hâte de vous connaître et de donner vie à votre vision unique du projet !