Comme je le disais dans un sujet précédent, la valeur de la réussite d’un événement n’est pas le prix, ni l’économie réalisée, mais la satisfaction. Une manifestation étant différente d’une autre, l’organisation ne peut être que sur mesure. Le titre d’Event Planner correspond à des aptitudes et savoir-faire spéciaux, permettant à la prestataire que vous choisissez de rendre concret et d’articuler harmonieusement vos critères et vos priorités.

Evidemment, si elle peut faire baisser le coût de l’organisation de votre événement, sa manœuvre ira en ce sens. Mais la vraie démarche 100% positive ne consiste pas à rogner sur les prestations. Il s’agit plutôt de définir avec précision l’enveloppe que vous pouvez investir pour cette réalisation, et de l’optimiser. Le rôle initial d’une organisatrice d’événements consiste à vous apporter de meilleures conditions que vous ne pourriez obtenir et mettre en œuvre personnellement, pour le même projet.

Estimer un budget avant de l’observer

Planifier un événement familial ou personnel est chose passionnante autant qu’elle est stressante. Très souvent les deux émotions se vivent en même temps, quand la personne n’est pas professionnelle. Il en est de même  un grand gala d’entreprise sur un point qui est identique : offrir le meilleur dans le respect du budget.  L’observer est la clé pour augmenter les bénéfices de la prestation. Ce qui réduit également le niveau de stress. Confier votre projet à une prestataire experte en ce type d’organisation, est également une façon de vous libérer de cette tension.

La budgétisation des événements consiste à réaliser une prévision des dépenses, voire des profits selon le type de projet (certaines fêtes peuvent être payantes). Il est évident qu’un anniversaire pour vos 50 ans n’a pas le même prix qu’un festival de musique. Pourtant les deux consistent à ajuster ces estimations (le plaisir en lieu et place des revenus) par rapport aux coûts réels.

Les professionnels savent qu’il est important de préparer un budget précis, le plus tôt possible. Et de le mettre à jour tout au long du processus de création de la manifestation.

Avoir un budget précis

Quel que soit le type d’événement que vous confiez à ce prestataire, il est essentiel d’avoir un budget de travail précis. La personne doit avoir de solides pratiques en budgétisation. Seule cette expertise permet de réduire les dépenses inutiles, d’éliminer les redondances et d’améliorer les pratiques de gestion. Sans budget, il est trop facile pour les coûts de devenir incontrôlables, même pour un événement familial.

Afin d’exercer un contrôle total sur cette planification, la professionnelle doit pouvoir prendre des décisions judicieuses à chaque étape du processus. Un plan solide est nécessaire pour garder le contrôle de la situation dans son ensemble.

Respecter un budget

Si vous avez une expérience minime et non professionnelle dans le management d’événements, vous savez qu’il est facile de s’écarter du budget initial. Avec une event planner professionnelle, le prix est défini et elle ne s’en écarte pas. Sa prestation est incluse dans votre enveloppe initiale.

Le succès d’une planification d’événement dépend du tout début

Elle ne va commencer à planifier votre événement qu’une fois votre investissement ficelé. Les amateurs font toujours l’inverse : ils choisissent ce qu’ils faut faire et posent un tarif sur ce projet. Que faites-vous si tous les devis outrepassent vos capacités pécuniaires ? Choisir le moins cher, ou le seul qui entre dans vos critères financiers est rarement la meilleure solution.

En d’autres termes, l’organisation de votre événement commence sur de bonnes bases, quand elle est confiée à une professionnelle.

Outre l’importance du début avec le travail de réflexion, les 2 semaines avant la manifestation sont une seconde période butoir, où la professionnelle doit parcourir l’ensemble du processus mentalement. Mais dans les moindres détails, comme s’il s’agissait du jour J qu’elle pilote. Un autre suivi est attendu après l’événement, pour que le projet soit une réussite complète.

N’espérez pas réaliser de bonnes affaires

Bien qu’il existe des exceptions, les frais de nourriture, de boisson et de lieu de l’événement représentent plus de 50% du budget total. Si vous planifiez seul(e)s votre projet alors que vous n’avez pas d’expériences professionnelles solides, votre stratégie sera d’être des négociateurs intrépides. Certes, de nombreux fournisseurs peuvent discuter du prix, sans pour autant s’adapter à votre budget. L’erreur consiste à penser qu’ils sont disposés à vous proposer une bonne affaire. Tel n’est pas leur but. Une event planner sait les approcher et trouver un juste équilibre entre optimisation et réduction des coûts, en adaptant ses choix à l’événement.

Des choix saisonniers

Si vous planifiez une manifestation, il faut parfois étudier la saison adéquate. La période des mariages n’est pas la meilleure, les prestataires facturent parfois plus cher de mai à octobre. L’automne ou l’hiver correspondent à des saisons basses quant aux tarifs. Ce qui peut être fécond pour votre événement.

Selon le projet, le déroulement peut avoir lieu un vendredi. Les samedis se facturent souvent plus chers sur de nombreuses prestations. Une organisatrice indépendante peut également vous conseiller sur des choix saisonniers. Pour illustrer avec les périodes estivales, les prix des lieux augmentent, les fleuristes facturent davantage leurs fleurs, et les invités extérieurs à un certain périmètre du site de la manifestation peuvent avoir plus de difficulté à trouver des endroits où séjourner. Surtout à un prix raisonnable. Votre organisatrice d’événements connaît ces pièges et peut vous éviter de payer cher certaines prestations, en définissant avec vous d’autres approches. Cette stratégie fait partie de l’optimisation que j’évoquais en introduction.

La bonne date pour initier son projet événementiel

Et en évoquant la saisonnalité, voilà qui fait également référence à la date pour initier votre projet événementiel. Toute event planner n’a qu’un planning limité en volume d’actions pour un certain nombre de projets. Une demande de devis émise en septembre peut encore se concrétiser sur l’année en cours, selon le type de projet et la disponibilité de l’organisatrice. Mais à partir du mois d’octobre, il est probable que le déploiement final reste envisageable pour l’année suivante.

Je vous conseille malgré tout de prendre contact avec la planificatrice d’événements, afin d’étudier les dates de faisabilité. L’idée principale restant qu’un délai de 2 à 3 mois minimum sont généralement indispensables.