La planification d’un projet familial, de couple, personnel voire même d’entreprise peut être un processus stressant si vous ne respectez pas un certain processus dans sa planification et sa mise en œuvre. Très souvent, les porteurs de projets préfèrent en confier l’exécution à des organisateurs d’événements.  D’autres se disent que ces informations sont commerciales, et qu’ils peuvent à coup sûr le mener à bien. Sans remettre en question vos capacités, assurez-vous de pouvoir gérer les éléments abordés ici.

Dans le doute, plutôt que de prendre le risque de mettre en péril votre projet, une wedding et event planner vous soulage de bien des charges ! En tant que professionnelle, elle maîtrise tous ces points.

Commencer tôt à concevoir le projet

La première règle est de commencer à planifier l’événement dès que possible. Selon la taille de votre projet, vous devez de manière réaliste commencer à le préparer  quatre à six mois à l’avance. Les petits événements nécessitent au minimum un mois pour être planifiés. Pour que la phase finale de l’événement se déroule sans heurt, essayez de vous assurer que tous les contrats avec les fournisseurs sont signés et réalisables, quelques semaines avant l’événement.

Il est bon d’être ferme par tempérament, et flexible par réflexion (d’un moraliste français du 18^ème siècle)

Au cours de la planification de l’événement, beaucoup de choses peuvent changer. A vrai dire, il s’agit rarement d’un conditionnel ! Qu’il s’agisse d’heures, de lieux ou dans la pire des situations d’annulation contrainte, rappelez-vous de rester flexible. Comme tous les  wedding et event planners, il faut se tenir prêt(e) à répondre à l’évolution des demandes.

Certains professionnels d’entreprises dans l’événementiel appellent cette situation le chaos.

A l’approche du jour J

Il arrive parfois que les jours et les heures précédant un événement sont les parties les plus stressantes de l’expérience. Même avec une bonne planification et après avoir suivi la stratégie à la lettre, il est toujours possible que quelque chose se passe mal juste avant le début de l’événement.

Je sais que des prestataires conseillent de garder quelque part dans votre budget, une ligne pour les dépenses d’urgence. Il s’agit d’une large catégorie qui laisse de l’argent pour les dépenses de dernière minute. C’est dangereux, parce que vous laissez entrer une variable inconnue qui peut devenir incontrôlable : le prix. Et toutes les situations ne sont pas liées à l’argent.

Ne jamais jouer avec les limites du temps

Intégrer du temps supplémentaire au planning est une sécurité de personnes sérieuses. Si votre manifestation commence à 14H00 et que la configuration de l’espace exige trois heures de temps, la pièce doit se préparer la veille, et non le matin. Au jour de l’événement, tout doit être prêt, même pour les plus petites aventures familiale ! Sachant que la mise en place d’événements majeurs peut prendre des semaines, surtout si vous avez des centaines de participants et des structures, ou des accessoires, à faire construire.

Pour éviter le chaos, les planificateurs d’événements savant aussi qu’il est chronovore de microgérer une équipe.  Pour s’assurer que votre prestataire organise correctement votre événement, laissez-la en charge du projets : donnez-lui des instructions au commencement, puis laissez-la faire.

Attribuer les responsabilités et tenir à jour un document à partager

Il est utile de répartir les différents éléments de l’événement en sections, comme par exemple les inscriptions, la restauration, le transport, etc.  Si des fournisseurs et d’autres prestataires doivent intervenir pour ceux-ci, il convient d’attribuer à la section considérée à chaque intervenant.

Le document partagé peut être un PDF ou selon l’organisateur de l’événement, un document dans un Cloud. Ce document central détaille tout ce qui a trait au projet, y compris les contrats avec les fournisseurs, les informations sur les participants et le plan. Avec un document partagé, tout le monde peut s’y référer en cas de doute.

Avoir un plan de sauvegarde

Il est rare qu’un événement se déroule sans au moins un problème. Une personne importante peut arriver en retard. L’organisatrice liste les actifs les plus importants de votre événement et crée un plan de sauvegarde pour chacun. Si un certain nombre de problèmes survenait, il serait plus facile de trier et de décider d’une alternative.

Si les choses commencent à devenir un peu folles, il est facile de paniquer et de prendre de mauvaises décisions. Ce qui ne peut pas arriver avec une professionnelle sérieuse. A votre tour, faites comme les meilleurs professionnels : éloignez-vous un instant du projet, prenez quelques respirations profondes. Ensuite, choisissez un des problèmes et résolvez-le. Puis résolvez-en un autre. Continuez à résoudre les problèmes jusqu’à ce qu’il n’y en ait plus ! C’est du moins ainsi que pratique une personne expérimentée.

Plus important encore, le professionnalisme se voit quand, dans le chaos éventuel, les clients ignorent tout de l’anxiété du responsable de l’entreprise. La planification d’événements n’est pas une tâche facile, un souci de dernière minute peut arriver à beaucoup de monde, même venant des invités des clients.

Parcourir mentalement l’événement

Bien que cela puisse intervenir à différents moments du projet, il est capital environ 2 semaines avant l’événement de parcourir l’ensemble du processus. Il faut parcourir mentalement tout, de la configuration initiale au processus de suivi, jusqu’au jour J. Il arrive parfois que des rugosités soient mises en évidence, ce qui laisse le temps de les corriger.

Et quelques jours avant de vivre réellement l’événement, le conseil est d’organiser un autre passage mental, mais sur le site.

Le suivi après le Jour J

Selon le type de projet, et une fois terminé, de nombreux organisateurs tombent dans un piège commun : faire une pause. Bien que la logistique puisse être effectuée, il est important d’être proactif dans le suivi des participants, que ce soit par e-mail ou sur les réseaux sociaux, pour démontrer le succès de l’événement. Il peut être judicieux de confier la mission à votre event planner qui est habituée à gérer une communauté.

Publier des photos adéquates en ligne est un excellent moyen de démontrer le succès de la manifestation. Si vous avez le budget, il est intéressant de faire appel à un photographe professionnel. Ce prestataire connaît les clichés les plus forts à rechercher.

Toutes ces informations sont à prendre en compte quel que soit le projet, même pour une fête d’anniversaire. D’autres événements peuvent impliquer des spécificités complémentaires bien sûr. Un projet familial peut profiter de l’aide d’une event planner. Notamment parce que certaines occasions se voient en grand. Très souvent, elles ont un coût supérieur à ce qu’une professionnelle facturerait pour la même prestation.