Dans le cadre d’un événement privé ou familial, un prestataire freelance respecte différentes étapes. Ces informations sont identifiables après des années de pratiques. Quand elles sont respectées, l’événement familial est réussi.

Il va de soi qu’il est ici impossible d’évoquer tous les détails, car beaucoup de critères dépendent de la nature du projet, de son contexte et du lieu. Il reste possible d’identifier des conseils communs à tous les event planning. En comprenant mieux comment ça marche, ces données constituent un point de départ pour bien choisir la professionnelle qui organisera le vôtre.

Deux élément me paraissent essentiels : les objectifs et le budget.

Développer les objectifs de cet événement

Dans la planification d’événements privés, et dans l’optique d’être efficace, la toute première étape consiste à établir des objectifs tangibles. Loin d’être saugrenue pour un prestataire freelance, la question récurrente est la suivante : pourquoi organisez-vous cet événement et qu’espérez-vous réaliser au bout du compte ?

En gardant en tête ces objectifs clés, le professionnel peut s’assurer que chaque partie est optimisée pour le succès de vos ambitions. Fixer un objectif avec des indicateurs de réussite quantifiables permet à toute équipe de s’assurer de les atteindre plus facilement.

Il existe deux types d’objectifs : les tangibles et les intangibles. Pour illustrer, des objectifs tangibles peuvent être de s’occuper de 500 participants et de vendre 200 billets d’une tombola. Les objectifs intangibles aident à atteindre les premiers, en choisissant par exemple les bons intervenants, une forme de communication pour sensibiliser à la tombola, etc. L’organisation d’une équipe appartient à cette catégorie de buts intangibles.

Quelle que soit la livraison d’événements, pour fournir une prestation de grande qualité, la professionnelle s’assure de l’adhésion de tout le monde.  A tous les niveaux, des fournisseurs aux invités. Ce critère est cardinal pour créer une expérience vraiment inoubliable. Mais il faut des objectifs.

A propos du budget

L’établissement du budget de votre événement privé est un faux critère, car vous affichez pratiquement toujours l’enveloppe budgétaire que vous souhaitez libérer. Parfois, il s’agit davantage d’une fourchette de trésorerie. Si le prix est important, quelque chose l’est encore plus : sa ventilation.  Elle permet de valider ou non la faisabilité du projet.

A titre d’illustration, Si vous exposez votre budget, le prestataire peut voir quelle part pourrait aller dans la location de la salle et pour les assurances, celle de la nourriture et des boissons, la partie divertissement, etc.  Reste-il de l’argent pour la décoration ou devrait-elle être sommaire ? Tout est clair, notamment la charge que représente le personnel. Si quelque chose ne coïncide pas, vous serez conseillés.

Si vous ne présentez pas de budget, avec juste l’indication du type d’event planning « je veux organiser une fête pour mon anniversaire avec 50 personnes », la professionnelle va élaborer un scénario idéal pour optimiser une satisfaction supposée du porteur du projet. Vous pourriez conclure que c’est trop cher, ou pas assez cher pour que ce soit bien fait, alors qu’il est souvent possible de ventiler les lignes d’un événement comme vous l’aimeriez exactement.

Les porteurs de projets s’imaginent à tort que l’organisateur qu’ils contactent va en profiter pour coller avec le budget, alors qu’ils pourraient peut-être obtenir leur événement pour moins cher. Mais c’est une erreur de stratégie. Beaucoup plus de fêtes ont lieu quand l’approche initiale est détaillée, moins du quart voient le jour quand le devis est réalisé dans le flou pécuniaire.

Une fois que le professionnel a une idée relative de votre trésorerie et des objectifs associés à votre événement, il lui est possible d’imaginer un plan directeur et un calendrier. C’est ce qui lui permet de visualiser la coordination avec l’ensemble des intervenants. Ce plan directeur va englober tous les aspects de l’événement, y compris :

• La gestion des lieux, la logistique et de la restauration (contrats, autorisations, assurances, etc.)
• Les activités et les divertissements
• La gestion des partenaires et de la logistiques (micro, musique, Internet, etc.).